INFORMATIVA PER SOCI E ASPIRANTI SOCI

Caro aspirante socio; caro genitore o tutore,
i dati personali dei soci, anche minorenni, sono trattati dall’Associazione Sportiva Dilettantistica Tennis Poiano (“Associazione”), con sede in 37142 Poiano, Verona, via Consolini 2, in persona del presidente e legale rappresentante pro-tempore, nel pieno rispetto dei principi fondamentali dettati dal Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”).

Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è l’Associazione, contattabile al recapito e-mail: atp@atpoiano.it

Finalità e base giuridica del trattamento
L’Associazione tratta i dati personali di tutti i soci, compresi quelli dei soci minori d’età, esclusivamente per il conseguimento degli scopi statutari.

Il trattamento dei dati è effettuato per le seguenti finalità:

• gestione del rapporto associativo (a titolo esemplificativo e non tassativo: inserimento dei dati e dell’immagine del socio in database e/o archivi e/o documenti di riconoscimento; invio di comunicazioni via posta, posta elettronica o telefono riguardanti avvisi commerciali, eventi associativi e sportivi in generale, convocazioni alle sedute degli organi associativi, ecc.);

• rispetto delle obbligazioni di legge, fra cui quelli fiscali, assicurativi, ecc., nonché delle obbligazioni nei confronti del C.O.N.I., della FITP, del Comune di Verona, delle Pubbliche Amministrazioni e, più in generale, delle istituzioni con cui l’Associazione si relaziona;

• tutela dei diritti dell’Associazione, anche in sede giudiziaria;

• aggiornamento dei contenuti del sito web (attualmente pubblicato su https://www.atpoiano.it);

• previo esplicito consenso del socio o delle persone esercenti la responsabilità genitoriale se e in quanto previsto per legge, in caso di socio minorenne, pubblicazione di dati e/o immagini del socio sul sito web dell’Associazione, su social network, newsletter o materiale cartaceo di promozione dell’Associazione;

• per analisi statistiche, anche in forma aggregata.

La base giuridica del trattamento è costituita, cumulativamente ovvero anche alternativamente: (i) dal consenso prestato al trattamento dei dati personali; (ii) dalla necessità di eseguire il contratto associativo; (iii) dalla necessità di adempiere le obbligazioni dell’Associazione.

Raccolta dei dati
Il rifiuto di fornire, in tutto o in parte, i dati personali richiesti e/o l’autorizzazione al loro trattamento nei termini di cui alla presente informativa determina l’impossibilità di divenire o rimanere socio dell’Associazione.

Modalità e principi del trattamento
Il trattamento dei dati personali del socio avverrà nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 e s.m.i. (“Codice Privacy”), nonché dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, adeguatezza e pertinenza, con l’adozione di misure adeguate di protezione, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.
I dati personali saranno trattati con mezzi elettronici o cartacei ad accesso riservato al personale incaricato dall’Associazione per il trattamento, compresi servizi di cloud computing, anche con espresso riferimento ai dati sanitari, anche di minorenni.
Per i servizi di prenotazione dei campi da tennis l’Associazione utilizza una piattaforma elettronica, denominata “Atpnet”, attraverso la quale il trattamento dei dati avviene anche con modalità automatizzate.
Per esigenze di tutela dei beni dell’Associazione, potranno essere predisposte misure di sorveglianza anche video dei luoghi nei quali si svolgono attività associative; di tali misure i soci sono informati con modalità idonee, anche in considerazione del numero degli interessati (a mero titolo esemplificativo, attraverso cartelli esposti presso la sede dell’Associazione).
I dati personali possono essere trasferiti verso paesi dell’Unione Europea, verso paesi extra U.E. o a un’organizzazione internazionale nei termini di cui al GDPR e in particolare attraverso il servizio Dropbox Business fornito da Dropbox, società con sede negli Stati Uniti d’America, la quale attesta che “(…) Dropbox è conforme con i requisiti del GDPR pertanto i clienti possono utilizzare Dropbox per raggiungere la conformità con il GDPR”. Le policy di Dropbox sono consultabili presso i seguenti indirizzi web:
https://www.dropbox.com/it/security/GDPR(“Centro di assistenza di Dropbox GDPR”);
https://www.dropbox.com/it/help/security/standards-regulations(“Standard e normative osservati da Dropbox Business”);
https://assets.dropbox.com/documents/en/legal/data-processing-agreement-dfb-013118.pdf(“Dropbox GDPR Addendum”);
https://www.dropbox.com/business/trust/compliance/certifications-compliance(“Conformità agli standard e alla normativa”).
A seguito della sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea C-311/18 – Data Protection Commissioner contro Facebook Ireland Ltd e Maximillian Schrems, ai sensi dell’articolo 49, comma primo, lett. a) del GDPR, informato e consapevole dei possibili rischi connessi a tale trasferimento, l’interessato e/o il suo genitore o tutore acconsente esplicitamente al trasferimento dei propri dati personali verso gli Stati Uniti d’America.
Il trattamento dei dati attraverso l’utilizzo della casella di posta elettronica dell’Associazione e degli altri strumenti elettronici e/o informativi, compresi quelli di cloud computing, avviene nel rispetto dello statuto dell’Associazione e conformemente alle dinamiche di gestione dell’Associazione (a mero titolo esemplificativo, accedono alla casella di posta elettronica tutti i soggetti legittimati a norma di statuto o comunque incaricati).
Per email e con altro mezzo è possibile inviare anche dati particolari, compresi quelli sanitari, anche relativi a minorenni, a titolo esemplificativo e non esaustivo per provare la titolarità di idonea certificazione medica per l’attività sportiva.

Necessità del consenso al trattamento dei dati
Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è necessario per la gestione del rapporto associativo.
Il consenso al trattamento delle immagini e/o video e alla diffusione dei dati con i mezzi e le modalità sopra descritti è facoltativo.

Comunicazione dei dati
I dati verranno comunicati alla Federazione Italiana Tennis a cui l’Associazione ha aderito.
I dati potranno essere comunicati agli altri soci per questioni relative all’organizzazione e all’esecuzione delle attività dell’Associazione (a mero titolo esemplificativo, per l’organizzazione di tornei, eventi, corsi).
I dati potranno essere comunicati a soggetti nominati responsabili del trattamento dei dati per conto del Titolare ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, il cui elenco è liberamente consultabile da ciascun socio presso la sede del Titolare, nonché ai soggetti autorizzati al trattamento o di esso incaricati.
Nel caso di partecipazione del socio a corsi di tennis (fra cui quelli della scuola tennis), i dati sono senz’altro e necessariamente comunicati al maestro, ai suoi collaboratori e ai soggetti incaricati della gestione amministrativa del corso, fra cui espressamente gli incaricati della segreteria dell’Associazione.
I dati potranno essere comunicati a terzi in osservanza di obbligazioni di legge ovvero quando la comunicazione risulti funzionale alla tutela dell’Associazione.

Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno trattati dall’Associazione per la durata del rapporto associativo.
In caso di scioglimento del rapporto associativo, i dati saranno conservati per finalità di archivio, obbligazioni legali o contabili o fiscali o per esigenze di tutela dell’Associazione, per un periodo non superiore a dieci anni.

Diritti dell’interessato
A ciascun socio sono garantiti tutti i diritti specificati dagli articoli 15 – 20 del GDPR, ossia il diritto all’accesso, alla rettifica e alla cancellazione dei dati, il diritto di limitazione e opposizione al trattamento, il diritto di revocare il consenso al trattamento, ferma la liceità del trattamento basata sul consenso precedentemente acquisito, oltre al diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali per violazione del GDPR e/o del Codice Privacy.
Ciascun diritto potrà essere esercitato mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo posta elettronica al recapito e-mail: atp@atpoiano.it o a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento presso la sede dell’Associazione.

Modifica e aggiornamento dell’informativa
L’Associazione si riserva il diritto di modificare e aggiornare il presente documento.
Nel caso in cui l’Associazione debba trattare dati personali per finalità diverse da quelle indicate, ciascun socio sarà avvisato mediante affissione dell’informativa e/o posta elettronica e/o pubblicazione sul sito www.atpoiano.it.